Para que uma empresa sobreviva no mercado, é essencial que faça um bom controle das suas contas a pagar e receber. Isso impacta diretamente na saúde financeira do negócio e em suas condições de prosperar em longo prazo.

Não basta efetuar um grande volume de vendas e realizar os pagamentos. É preciso conhecer a fundo todas as contas, cada entrada e cada saída, para saber exatamente a situação do caixa.

Com base nisso, é possível realizar um planejamento eficiente, que garanta a sustentabilidade financeira da empresa.

Se você quer saber como melhorar a gestão de contas a pagar e receber de PMEs, fique conosco! Neste post, você verá dicas importantes para melhorar o controle de contas do seu negócio.

O que é o controle de contas a pagar e receber?

O controle é a parte do processo de gestão empresarial que permite identificar possíveis falhas, ou mesmo o sucesso, na mobilização de determinados recursos. É por meio dele que o gestor sabe se as coisas estão indo de acordo com o planejado ou se existe alguma inconformidade.

O controle de contas a pagar e receber é, portanto, uma ferramenta de suporte ao planejamento financeiro. Ele ajuda a determinar os objetivos do negócio durante um certo período de tempo, com base na realidade financeira da empresa.

Para isso, é preciso acompanhar absolutamente todas as movimentações do caixa da empresa — também conhecidas como fluxo de caixa. Isso engloba todas as receitas e despesas, inclusive empréstimos e rendimentos, por exemplo.

Com esse controle é possível evitar fraudes e desfalques no caixa e ainda gerar informação de qualidade para o processo de decisão, como você verá a seguir.

Qual é a sua importância para as empresas?

O primeiro aspecto que torna o controle de contas a pagar e receber indispensável em uma empresa é o fato de ele permitir que as entradas e saídas fiquem organizadas. Isso significa que se houver alguma inconformidade, será muito mais fácil encontrar o erro que a gerou.

A partir daí são trabalhados outros dois fatores bastante relevantes: os recebimentos e os gastos mensais. Você sabe quanto dinheiro a sua empresa deverá receber no mês atual? E o valor total das contas que deverão ser pagas nesse mesmo período?

Apesar de serem perguntas simples, muitas empresas não têm condições de respondê-las com valores exatos, porque não realizam um controle eficiente. Se isso está acontecendo em seu negócio, é melhor ficar atento!

Um bom controle de contas a pagar e receber gera informações importantes para o dia a dia do negócio. E é por meio delas que o gestor determina o planejamento financeiro da empresa, incluindo novos investimentos ou cortando gastos desnecessários, por exemplo.

Com a ausência ou a ineficiência de um controle financeiro, a tomada de decisão fica comprometida. Em alguns casos, decisões equivocadas, com base em informações não confiáveis, chegam a comprometer a lucratividade e a sustentabilidade financeira de um negócio.

Como esse não é o tipo de resultado que você quer para a sua empresa, preparamos algumas dicas que vão ajudá-lo a estabelecer um controle de contas confiável e seguro.

Como melhorar o controle de contas?

Facilite o pagamento antecipado

Receber antecipadamente é uma maneira que garantir que o dinheiro esteja à disposição da empresa. Por isso, procure oferecer vantagens para os clientes que pagarem suas compras antes da data de vencimento.

Você também pode oferecer um desconto para quem paga à vista. Apesar dos efeitos da retração da economia, muitos clientes guardam dinheiro para conseguir preços melhores pagando tudo no momento da compra.

A redução dos juros para uma quantidade menor de parcelas é outra vantagem atrativa, assim como um bônus para os clientes que mantêm suas contas em dia.

Mantenha diálogo com os clientes

A comunicação com o seu cliente é o que garante um relacionamento mais próximo e confortável para ambas as partes. Assim, caso ocorra alguma eventualidade, como atraso no recebimento das cobranças, por exemplo, fica mais fácil abordar o cliente para saber o que houve.

É fundamental para o controle das contas a receber que esse vínculo seja estabelecido de forma positiva e fluida.

Cobre os clientes inadimplentes

De nada adianta constituir um bom relacionamento e diálogo com o cliente se você não souber para que usá-lo. A fim de que essa solução seja efetiva, é preciso cobrar os clientes inadimplentes. Tenha em mente que você vendeu algo para eles e, portanto, é seu direito receber por isso.

Deixar de cobrar pode atrasar alguns valores no seu caixa e gerar um prejuízo significativo em longo prazo.

Tome cuidado com a liberação de crédito

Oferecer crédito é importante para conseguir vender mais. No entanto, para que o negócio seja lucrativo, é preciso estabelecer uma política rigorosa em relação a isso.

A forma mais eficiente de prevenir problemas é fazer uma boa análise de crédito e acompanhar de perto aqueles clientes que costumam atrasar suas contas. Assim você tem mais segurança para decidir se deve ou não conceder crédito para eles.

Outra dica interessante é evitar os prazos muito extensos. Se o pagamento desses valores demorar demais para entrar, a empresa poderá enfrentar problemas em seu fluxo de caixa.

Planeje as finanças de acordo com a realidade da empresa

Com o controle das contas a pagar e receber é possível ter uma ideia do ciclo de pagamentos e recebimentos da empresa. Assim, fica mais fácil planejar as compras e negociar com os fornecedores. Essa projeção ajuda a manter a saúde financeira do negócio.

Além disso, vale apostar na terceirização da gestão de contas a pagar e receber. Isso facilitará a rotina do fluxo de caixa e disponibilizará mais tempo para você se dedicar ao planejamento e a outros processos estratégicos.

Você viu que um bom controle de contas a pagar e receber pode significar a continuidade do seu negócio. Por isso, vale a pena ficar atento e acompanhar cada movimentação do caixa da empresa.

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