O fluxo de caixa é um instrumento importante para administração e controle de qualquer negócio. É uma das ferramentas de ouro da gestão empresarial, justamente por fornecer informações relevantes para o crescimento do negócio.

Não foi à toa que o fluxo de caixa se tornou um dos principais recursos da gestão financeira. Ele mostra todas as entradas e saídas realizadas na empresa, contribuindo para a melhor visualização de seus recursos e para a tomada de decisões mais acertadas para o negócio.

No entanto, se você sente que não conhece o suficiente sobre fluxo de caixa para manter as finanças em dia, não se preocupe; elaboramos esse conteúdo para você conferir as informações mais importantes sobre o tema.

Continue conosco e você descobrirá o que é fluxo de caixa, qual é a sua importância, como montar um para a sua empresa e muito mais. Aproveite a leitura!

O que é fluxo de caixa?

Como você já viu, o fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para a gestão financeira de qualquer empresa. Com ele, são registrados dados importantes sobre as entradas e saídas de dinheiro (em espécie ou por qualquer outro meio de pagamento) que acontecem diariamente.

Esse recurso serve para esclarecer a real movimentação financeira da empresa. É possível saber, de maneira rápida, se a empresa está recebendo mais do que pagando, por exemplo. Quando utilizado para visualizar situações futuras, ele ainda pode assumir caráter preditivo.

Entre os principais indicadores gerados pela análise do fluxo de caixa estão:

  • o resultado bruto (ou margem bruta): demonstra a quantidade real de dinheiro disponível para a empresa, mesmo depois de pagar seus impostos, matérias-primas e fornecedores;

  • o resultado operacional (ou margem operacional): demonstra se a atividade da empresa está gerando resultado econômico ou não, pois desconta despesas operacionais;

  • a geração de caixa: demonstra a situação real da empresa, indicando se sobrou ou faltou dinheiro.

Além disso, é possível emitir indicadores contábeis a partir do fluxo de caixa, tais como:

  • lucro líquido (ou margem líquida): demonstra quanto dinheiro foi gerado, apesar dos custos e despesas;

  • retorno sobre investimento: demonstra a comparação da empresa com outras oportunidades de investimento.

No entanto, para que seja fiel à realidade da empresa, é importante que todas as receitas e despesas constem nos registros, por menores que elas sejam. Nesse aspecto, é válido utilizar o apoio de planilhas ou mesmo de softwares de gestão financeira para facilitar o trabalho.

Com o controle de entradas e saídas do caixa da empresa, fica mais simples para o gestor financeiro tomar as melhores decisões para o negócio. Ele estará baseado na situação real atual e ainda terá uma visão clara do que pode acontecer futuramente, como receitas que devem entrar no próximo mês.

Outro aspecto relevante do fluxo de caixa é que ele facilita a construção de um fluxo previsto. Assim, a empresa consegue fazer compras de longo prazo, realizar investimentos e planejar seus próximos meses. Por fim, é possível também comparar o fluxo previsto com o realizado e efetuar os ajustes necessários.​

O fluxo de caixa pode ser dividido em projetado ou livre.

Fluxo de caixa projetado

É a utilização dos lançamentos (entradas e saídas) do caixa real para realizar projeções futuras. Para isso, é presumido que o comportamento do fluxo de caixa vai respeitar o padrão que seguiu nos últimos períodos e, assim, continuar gerando resultados semelhantes.

Isso permite planejar algumas ações, calcular gastos financeiros, supor possíveis receitas e tentar prever os melhores períodos para realizar investimentos. Dessa forma, ele serve para facilitar a organização das contas a pagar e auxilia na identificação de ajustes necessários, principalmente em relação à disponibilidade de recursos.

Fluxo de caixa livre

Com o mesmo intuito do fluxo de caixa projetado — antecipar as operações futuras —, o fluxo de caixa livre funciona de maneira um pouco diferente. Seu objetivo é projetar a capacidade que a empresa terá em gerar capital em curto, médio e longo prazo. Isso é feito a partir da comparação do saldo existente no caixa com o fluxo operacional.

Assim, ele demonstra a capacidade que a empresa tem em gerar receita. Normalmente, esse tipo de fluxo gera dois relatórios: um com projeções em médio prazo e outro com projeções em longo prazo.

Qual é a importância do fluxo de caixa?

O fluxo de caixa impacta basicamente todos os resultados da empresa. Uma vez que qualquer investimento, independentemente da área, precisa ser encaixado dentro do orçamento da empresa, ele já estabelece relação direta com o setor financeiro e, consequentemente, com o fluxo de caixa.

Para que fique mais simples de você entender, elencamos suas principais contribuições nos itens a seguir. Confira!

Auxilia na análise da saúde financeira da empresa

Analisar a saúde financeira da empresa significa entender que nem sempre faturar muito significa lucrar muito. Com isso, é importante repassar detalhadamente toda a situação das finanças e determinar se a empresa realmente conseguiu alcançar bons resultados.

Se a dúvida “ganhamos mais do que gastamos?” é frequente na sua empresa, saiba que é a análise do fluxo de caixa que vai responder isso para você! Além disso, é possível estimar se os gastos estão ou não diretamente relacionados à produtividade do negócio.

Ajuda a controlar o dinheiro

O controle financeiro é um dos aspectos mais importantes em relação aos recursos da empresa. Isso é o que gera clareza sobre o que está consumindo o dinheiro ganho. Assim, é possível analisar a relevância de cada despesa e encontrar gastos específicos que não estão contribuindo com o negócio.

Controle também tem relação com histórico, ou seja, você também poderá projetar o comportamento do fluxo de caixa com base nos últimos períodos. Isso aumenta a segurança financeira, já que a possibilidade de ocorrer um mês totalmente fora do padrão é bem menor.

Possibilita o planejamento financeiro

Planejar é uma das melhores formas de fazer com que a empresa cresça. Afinal, não dá para largar suas decisões financeiras nas mãos do improviso, não é mesmo? Logo, com um planejamento eficiente fica muito mais fácil amenizar os impactos de possíveis imprevistos, como um baixo faturamento, por exemplo.

Com isso, fica mais fácil superar sazonalidades, fraudes de credit score, alta na inadimplência e outras situações. Isso, é claro, se a empresa construir uma reserva financeira com base no seu planejamento.

Contribui para a redução de custos

Imagine que você tenha todas as despesas ocorridas durante um mês listadas na tela do seu computador e que você possa analisá-las filtrando por setor, operação ou processo. Não é muito mais fácil perceber o que está sendo gasto desnecessariamente? Dessa forma, é possível evitar diversos desperdícios.

Portanto, com o fluxo de caixa é possível tomar medidas para reduzir custos e, ainda, avaliar o impacto dessas reduções nos processos. Dessa forma, a empresa otimiza seu faturamento e garante resultados cada vez melhores.

Embasa a tomada de decisão

O fluxo de caixa gera informação, um recurso essencial para a tomada de decisão. Logo, essa ferramenta tem um papel essencial na tomada de decisão que, baseada em dados reais e quantitativos, passa a assumir riscos ainda menores.

Isso evita decisões infundadas, ou mesmo por impulso. Além disso, é possível ter ideia se o financeiro conseguirá arcar com um investimento de alto valor, por exemplo, ou se precisará de um determinado recurso.

Permite verificar a viabilidade de um produto

Com todos os controles em dia e a atualização efetuada, é possível, por exemplo, realizar uma projeção de caixa para 12 meses. Com isso, supondo que você chegue a uma situação de mais despesas que receitas no décimo segundo mês, é possível que algum ou alguns produtos não estejam sendo viáveis, ou seja, será preciso reduzir custos.

Mas atenção: nem sempre um fluxo de caixa negativo é algo ruim. Em alguns casos, essa situação pode ocorrer de forma planejada, em função de investimentos realizados ou por alguma outra eventualidade. No entanto, vale ficar atento para que isso não perdure ao longo dos meses.

Como organizar o fluxo de caixa da empresa?

Separamos algumas orientações iniciais para que você, finalmente, consiga organizar o fluxo de caixa da sua empresa. Veja!

Registre todas as entradas e saídas separadamente

Seja para as entradas e saídas previstas ou para as efetivas, é muito importante que elas sejam registradas separadamente. Além disso, procure discriminar a origem das receitas e o destino das despesas. Em relação às entradas, não deixe de registrar as formas de recebimento, como:

  • dinheiro;

  • cartão de crédito;

  • cheque;

  • duplicatas.

Da mesma forma, é importante separar as despesas de acordo com a sua classificação. Confira alguns exemplos:

  • pró-labore;

  • salários;

  • comissões;

  • fornecedores;

  • aluguel;

  • despesas com veículos.

Esse gerenciamento facilita a organização e a consulta das contas sempre que isso for necessário, e é um dos fatores mais importantes para que o fluxo de caixa atinja os objetivos esperados. A relevância das informações geradas dependerá do nível de qualidade do gerenciamento.

Portanto, recomenda-se que o fluxo de caixa seja submetido a um planejamento de prazo mais extenso, como um, dois ou três meses. Porém, ele deve ser gerenciado todo dia, ou seja, as entradas e saídas devem ser efetuadas diariamente.

Faça uma projeção do seu fluxo de caixa

Utilize as informações disponíveis para projetar seu caixa. O ideal é que ele seja previsto para até três meses, no mínimo. Para isso, não se esqueça de incluir sempre o saldo inicial, as entradas e as saídas, o saldo operacional e, também, o final.

Uma dica importante para essa etapa é que você utilize números realistas. Não caia na armadilha de estimar valores altos demais, pois você pode encontrar dificuldades para ajustá-los à realidade.

Guarde todas as notas fiscais

Esta é mais uma informação de reforço do que uma novidade, mas lá vai: é necessário apresentar nota fiscal para todos os gastos realizados, com o nome de quem recebeu e pelo quê. Além disso, é extremamente importante que você guarde essas notas.

Por razões legais, é preciso que esses documentos sejam mantidos em arquivo por até 5 anos. Portanto, é importante que você consiga mantê-los organizados, mesmo em longo prazo.

Planeje e gerencie o estoque

Não dá para esquecer que o estoque é parte do capital da empresa e que, apesar de não render juros, precisa ser considerado. Porém, muitas empresas investem valores altos em estoque, ainda que ele tenha um baixo giro. Nesses casos, o dinheiro poderia ser aproveitado em outros investimentos.

Por isso, é importante contar com o estoque, planejar suas compras e evitar manter volumes muito altos parados em produtos. É importante questionar se não há nada que possa ser melhorado na gestão de estoque da empresa, como um aperfeiçoamento nas análises de necessidade de compra, por exemplo.

Invista em tecnologia

São várias informações para registrar, descrever e guardar, não é mesmo? Nós sabemos que isso pode se tornar maçante e cansativo. Felizmente, a tecnologia está a nosso favor e já oferece soluções valiosas em relação ao registro de fluxo de caixa de uma empresa.

Não existe absolutamente nada de errado com o fluxo de caixa manual; no entanto, ele pode comprometer a produtividade — especialmente no caso de uma empresa com bastante movimentação.

Existem ferramentas que vão garantir maior agilidade, segurança e praticidade para lidar com os aspectos financeiros. Elas variam desde aplicativos até softwares robustos. Portanto, não deixe de buscar esse suporte!

Determine padrões de crédito nas vendas

Antes de mais nada, avalie todas as possibilidades de crédito para o seu negócio. Procure entendê-las profundamente para identificar quais realmente valem a pena. Em geral, existem duas situações possíveis:

  • baixa exigência de crédito — quando os seus consumidores são qualificados para comprar, as vendas sobem e o giro de estoque é relativamente alto;

  • alta exigência de crédito — quando as pessoas têm uma qualificação inferior para comprar, a busca diminui e, consequentemente, o giro de estoque cai.

Em ambos os casos você terá que estudar a melhor forma de possibilitar e ofertar diferentes formas de pagamento. O interessante é que, caso você ofereça um parcelamento em muitas vezes para o cliente — o que implica receber o valor de forma demorada, depois de meses —, saiba que existem soluções capazes de manter a liquidez do seu caixa, como a antecipação de recebíveis.

Por que o fluxo de caixa deve estar sempre em dia?

Muitas empresas já adotaram o fluxo de caixa e cometeram o erro de não o manter em dia. Dessa forma, ele se torna um mero instrumento de acompanhamento para os pagamentos e para os recebimentos de curto prazo. Assim, ele perde a sua validade como instrumento de gestão do ciclo financeiro da empresa.

Para atingir sua total funcionalidade, o fluxo de caixa precisa acompanhar o orçamento e, também, o plano de negócios da empresa. Isso permitirá que seja gerada uma visão de médio e longo prazo. Para tanto, é necessário que esse acompanhamento seja revisado e atualizado mensalmente.

Aqui vão algumas dicas para facilitar essa atualização:

  • controle as entradas e saídas diariamente;

  • estabeleça um período curto para a atualização, mas que seja viável;

  • monitore os saldos disponíveis;

  • crie categorias;

  • inclua todas as contas a pagar;

  • corrija de forma imediata tudo que for necessário.

Quais são as consequências de um fluxo de caixa desorganizado?

Devido a erros de lançamentos apressados (e atrasados), a empresa pode deixar de registrar dados importantes e gerar informações equivocadas nos relatórios, baseando-se em informações desatualizadas.

Outro aspecto de forte impacto é a dificuldade de localizar informações. A falta de categorização das informações pode tomar muito tempo da empresa para localizá-las, além de poder, eventualmente, acarretar em omissões nos relatórios.

A falta de controle de estoque é outro aspecto que pode gerar consequências negativas. Também em decorrência dos maus lançamentos, a mercadoria pode ficar estocada sem necessidade ou entrar em falta.

Os piores erros que você pode cometer

Existem vários equívocos e erros propriamente ditos que as pessoas cometem ao realizar a gestão do fluxo de caixa. Entre eles estão: o lançamento das vendas em vez dos valores reais do recebimento e a mistura das contas pessoais com as da empresa.

No caso do lançamento das vendas em vez dos recebimentos reais, a empresa registra o valor vendido ignorando as condições de pagamento ou outros fatores. Uma venda pode ser realizada a prazo, com parcelamento extenso, que só entrará no fluxo de caixa da empresa no momento em que for paga.

Mesmo assim, muitas empresas realizam esses registros como se o valor tivesse sido pago à vista, ou seja, como se ele fosse um recurso disponível, quando, na verdade, não é. Dessa forma, se a empresa contar com esse valor para pagar suas despesas, encontrará um caixa inviável.

A consequência disso é a contração de um fluxo de caixa, muitas vezes, negativo, acarretando em dívidas desnecessárias, que poderiam ter sido evitadas com uma gestão eficiente.

Já a mistura das contas pessoais com as da empresa é um erro cometido por grande parte dos empreendedores; não separar as contas é um comportamento bastante frequente. É preciso compreender que o caixa da empresa não se iguala a uma conta bancária e não pode ser utilizado como fonte de saques.

Essa prática equivocada faz com que as finanças da empresa se desequilibrem e torna muito difícil manter um fluxo de caixa saudável. Para evitar esse tipo de erro é importante estabelecer um valor de pró-labore, que é a remuneração dos sócios. Assim, esse valor poderá constar no planejamento do fluxo de caixa mensal.

A confusão na gestão entre as contas pessoais e as da empresa é uma das causas mais sérias do desequilíbrio de recursos de muitos negócios. É importante evitar esse tipo de comportamento e manter a operação do caixa bem distante das retiradas pessoais de dinheiro.

Um cuidado extra importante está relacionado ao cenário de realização de vendas a um prazo muito extenso ao mesmo tempo em que a empresa compra à vista. É possível que, com essa combinação, seja difícil pagar as contas mensais, já que todos os valores que entram no período de 30 dias podem levar vários meses para voltar a circular na empresa.

Essa responsabilidade fica a cargo do departamento de compras, que deve sempre buscar por boas condições durante as negociações. Com bons prazos, é possível pagar os fornecedores, as contas mensais e, ainda, receber o valor referente às vendas em tempo.

Como o fluxo de caixa contribui para a evolução da empresa?

Para que o fluxo de caixa realmente atinja seu objetivo e contribua para o sucesso do negócio, é necessário que seja criada uma cultura que estimule e fortaleça o planejamento na empresa, assim como o hábito de sistematização.

Essa não é uma atividade isolada; por isso, é preciso promover uma integração entre o gestor financeiro e os demais setores. Isso facilitará o trabalho em todas as etapas do processo (registro, verificação e análise das movimentações).

Além disso, os gestores são os responsáveis por administrar com clareza os relatórios gerados. Por isso, é preciso contar com informações transparentes e corretas, garantindo a tomada das melhores decisões.

Como você já conferiu ao longo deste conteúdo, o fluxo de caixa tem o poder de organizar todos os aspectos financeiros da empresa e, com isso, gerar informações importantes e relatórios capazes de embasar decisões estratégicas.

Além disso, ele indicará o momento certo de fazer investimentos sem que isso acarrete em riscos expressivos para o negócio. Outro aspecto interessante é a própria previsão financeira que ele é capaz de gerar acerca da situação futura da empresa, adiantando eventuais lucros ou prejuízos, evitando que as contas fiquem no vermelho.

Essa também é uma solução que aponta desvios, aplicações ineficientes, condições de liquidez, disponibilidades financeiras e outras informações essenciais. O acompanhamento dessa ferramenta por si só já é capaz de garantir certa vantagem à empresa.

Se, mesmo com todas essas recomendações, alguma coisa fugir muito ao planejamento da empresa, ainda existem soluções bastante viáveis para não comprometer o desempenho da companhia. As factorings, empresas de fomento comercial, atuam antecipando recebíveis para diversos negócios que precisam manter sua liquidez.

Agora que você já conhece a fundo o fluxo de caixa e descobriu como fazer para manter as suas finanças em dia, assine a nossa newsletter! Assim, você recebe todas as atualizações sobre os nossos conteúdos diretamente no seu e-mail.

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