Os processos administrativos representam o conjunto de ações que estabelecem as bases para o funcionamento de qualquer empresa. Eles incluem muitas tarefas, como o desenvolvimento e o controle de dados relacionados à organização.
Tais ações objetivam encontrar a melhor forma de aproveitar os recursos humanos, materiais, financeiros e tecnológicos, portanto, são fundamentais para a elaboração de iniciativas que permitam um crescimento adequado e de planos que levem à obtenção de novas receitas.
Abordamos, ao longo deste artigo, os principais elementos que caracterizam os processos administrativos, bem como a importância de fazer uma boa gestão desses processos. Acompanhe!
O que são processos administrativos?
O conceito de processo administrativo refere-se ao fluxo contínuo e inter-relacionado das atividades de planejamento, organização, direção e controle, postos em marcha para alcançar um objetivo comum: a utilização eficiente dos recursos disponíveis.
Em outras palavras, os processos administrativos podem ser vistos como ferramentas empregadas para que as empresas atinjam seus objetivos estratégicos.
Quais são as principais características dos processos administrativos?
O sucesso de uma empresa depende, em grande medida, da correta articulação dos elementos que integram seus processos administrativos. Para que isso seja possível, convém conhecer bem cada um deles. Confira:
Planejamento
Planejar nada mais é do que criar um futuro desejado. Consiste em saber o que deve ser feito antecipadamente, isto é, o que é preciso fazer para atingir as metas da empresa.
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O que você quer alcançar (objetivos)?
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O que será feito para chegar a esse patamar?
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Quem realizará as ações planejadas?
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Quando serão colocadas em prática?
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Quais recursos serão utilizados para esse fim?
Organização
A organização é a composição de um sistema que permite o uso equilibrado dos recursos que visam o estabelecimento de uma relação profícua entre o trabalho a ser feito e os colaboradores que devem executá-lo.
É uma forma de determinar o que deve ser feito para atingir um propósito previamente traçado, dividindo e coordenando atividades e fornecendo recursos.
Direção
A direção é a função que tenta, por meio de influência interpessoal, garantir que todos os envolvidos na organização contribuam efetivamente para a conquista dos seus objetivos. Para tanto, é imprescindível investir em ferramentas e soluções que aprimorem a liderança, a comunicação interna e a motivação da equipe.
Controle
O controle é a função que efetua a avaliação dos resultados obtidos, comparando-os com os esperados (planejados) a fim de buscar a melhoria contínua. Isso significa que o controle visa corrigir desvios que possam ocorrer com relação aos propósitos (gerais e/ou específicos) previamente estabelecidos.
Integração
Para ter êxito, os processos administrativos devem conter um elemento de integração que selecione os recursos financeiros, materiais, técnicos e humanos considerados necessários para o bom funcionamento de uma organização.
Previsão
Prever o que pode ser feito equivale a diagnosticar as informações disponíveis de tal forma que seja possível a construção do futuro contexto no qual a empresa se encontrará.
Qual é a importância dos processos administrativos para a empresa?
Um dos fatores que melhor demonstram a importância dos processos administrativos é sua universalidade. De fato, os processos utilizam sinais, expressões e documentos que podem ser entendidos por todos os setores da empresa, contando com elementos comuns que os tornam compreensíveis a todos os membros da organização.
Controlar os processos requer conhecer o estado real do seu negócio para determinar quais ações podem ser concretizadas e evitar possíveis problemas, além de estipular as ações necessárias.
Os processos administrativos também permitem o gerenciamento de todas as tarefas importantes da empresa. Graças a isso, é possível planejar, organizar, coordenar, controlar e dirigir as diferentes funções técnicas, comerciais, financeiras, de segurança e contábeis que compõem a organização.
Em suma, os processos administrativos são essenciais para qualquer negócio, pois são responsáveis por guiar e orientar a equipe com base nas qualidades pessoais dos seus integrantes.
Esse também é um meio para decidir sobre o futuro da empresa, pois a partir do conhecimento das incumbências por cada profissional, é viável conceber planos para alavancar lucratividade.
Como otimizar os processos administrativos?
Para otimizar os processos administrativos e estabilizá-los no interior da organização, é altamente recomendável implementar os seguintes passos:
Identifique os processos que compõem a organização
Essa definição deve ser acompanhada da elucidação de quais são os indicadores-chave mais importantes de cada processo — o que pode variar significativamente de acordo com as especificidades do seu negócio e as características gerais do seu segmento de atuação.
A necessidade de conhecer os indicadores e medi-los se justifica pelo potencial que essa medida tem de apontar em que setores as melhorias devem ser realizadas.
Se você estiver digitalizando o setor administrativo da empresa, os indicadores-chave devem girar em torno da redução do tempo gasto em tarefas manuais, na redução de custos etc.
A seguir, você deve definir a fase (ou as fases) do processo em que deve melhorar o indicador que foi escolhido no início. É aconselhável modificar as fases uma a uma, à medida que isso revela mais claramente a precisão dos resultados obtidos.
Planeje ações pertinentes
Primeiramente, você deve projetar o processo e ser claro acerca de quais objetivos a empresa deseja alcançar. Em seguida, os recursos tecnológicos devem ser escolhidos para executar os processos, mensurar seus resultados etc.
Não se esqueça de que os tempos do processo devem ser definidos e respeitados no momento de iniciá-lo. Finalmente, a equipe que atuará nele deve estar envolvida desde a efetivação das primeiras ações de melhoria.
Analise os resultados obtidos
É crucial poder contar com ferramentas capazes de ajudar a analisar os resultados obtidos com a melhoria dos processos administrativos. Nessa etapa, você deve avaliar o indicador inicial e verificar se os objetivos foram realmente atingidos.
Tanto os resultados quantitativos quanto os qualitativos devem ser analisados, a fim de visualizar se as metas iniciais foram cumpridas e se as mudanças implementadas contribuíram para aprimorar o processo em questão.
Acompanhe os indicadores de desempenho
Uma vez que os objetivos podem mudar com o passar do tempo, é preciso acompanhar constantemente os indicadores de desempenho para alterar os que não fizerem mais sentido para a estratégia da organização e incorporar novas formas de avaliar a eficácia dos processos.
Para que os avanços conquistados se sustentem indefinidamente, lembre-se que, independentemente da natureza e do porte do seu negócio, a adoção de métodos racionais e sistemáticos deve estar no centro das suas atenções em cada decisão que for tomada, visando a otimização dos seus processos administrativos.
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