A administração do tempo é um fatores determinantes para a produtividade em qualquer empresa. Ela afeta desde a qualidade dos produtos e serviços até o nível de satisfação de colaboradores e clientes, com impacto direto na lucratividade.
Uma boa estratégia de gestão do tempo não só melhora a capacidade produtiva como também garante tranquilidade no dia a dia da empresa. Confira!
Como fazer a gestão do tempo de maneira eficiente?
Segundo Christian Barbosa, especialista em administração do tempo, existe um método capaz de elevar a produtividade, seja ela pessoal ou empresarial. Para tanto, é preciso respeitar alguns princípios básicos de gestão, como:
- identidade — a empresa, ou o gestor, deve compreender como as equipes trabalham, conhecer as melhores formas de executar seus processos e entender o tempo necessário para a sua realização;
- metas — é necessário estabelecer metas claras para cada objetivo, com prazo estipulado e descrição dos recursos que serão utilizados;
- planejamento — conhecendo a forma como a equipe trabalha e as metas que ela deve executar, deve-se planejar como serão desenvolvidas (pessoas encarregadas, o método utilizado, as ferramentas disponíveis);
- organização — importante para evitar correria e contratempos, a organização é essencial para a boa gestão de tempo, assim, busque deixar tudo bem organizado, especialmente documentos e espaços importantes para a realização das ações;
- execução — todas as etapas anteriores são importantes, mas é a execução que vai determinar o sucesso do objetivo planejado; nesse caso, é aqui que a empresa se torna ou não produtiva.
A partir desses princípios, é preciso começar a tomar decisões importantes. Por isso, separamos algumas dicas que podem ajudar você na administração do seu tempo e na otimização da sua produtividade.
Priorize o que é importante
A capacidade de colocar o que é mais importante em primeiro lugar, com a habilidade de dizer “não” para tudo aquilo que pode esperar, é a primeira dica essencial alcançar a produtividade.
Para isso, é preciso ter em mente o que de fato é importante para o seu negócio, ou seja, todas as tarefas que contribuem para a construção dos resultados desejados.
Mas atenção! Muitas vezes colocamos em nossa rotina atividades que não necessariamente são importantes, mas urgentes. As tarefas urgentes são as que possuem um prazo com limite bem próximo. No entanto, nem tudo o que é urgente está, de fato, contribuindo para a construção dos objetivos da empresa.
Crie ações de acordo com as suas metas
Uma rotina é feita de ações planejadas que devem estar pautadas nas metas da empresa. Isso significa que, para cada objetivo, você deve traçar um caminho a ser percorrido. Portanto, cabe à administração do tempo estabelecer ações realmente importantes, que vão contribuir para o alcance dos resultados.
Uma meta sem ações dificilmente sairá do papel. Desse modo, procure substituir tarefas que estão apenas tomando tempo da empresa por ações alinhadas com os seus objetivos.
Delegue o que pode ser delegado
Novamente: é preciso focar nas ações que são realmente importantes para o negócio. Por isso, é bastante vantajoso delegar algumas demandas para quem é capacitado a realizá-las. As vantagens são uma sobra de tempo na agenda e a motivação da equipe gerada pela autonomia proporcionada a ela.
Além disso, existem muitas atividades que podem ser automatizadas ou simplesmente terceirizadas. Isso garante a você tempo suficiente para se dedicar à estratégia da atividade-fim da empresa.
Você acha que não há nada que possa ser delegado no seu negócio? Então confira algumas atividades que você poderia simplesmente riscar da sua lista de preocupações:
- emissão de boletos;
- organização de contas a receber;
- cobrança de clientes inadimplentes;
- administração das contas a pagar.
Com uma boa gestão de contas, a produtividade do seu negócio melhora, você ganha mais tempo e tranquilidade, otimiza o fluxo de caixa da empresa e pode voltar sua energia para as estratégias de mercado.
Evite a procrastinação
O tempo é precioso e a procrastinação é terrível para a produtividade. Se você tem um intervalo para resolver pendências hoje, faça hoje! Comprometer a agenda futura com obrigações que você já poderia ter resolvido é uma das formas mais rápidas de acabar com a sua produtividade.
Além de péssima para a administração do tempo, a procrastinação pode prejudicar a saúde e a qualidade de vida, já que resolver coisas de última hora quase sempre causa estresse e irritação.
Tenha a tecnologia como aliada
Se você quer tornar a sua empresa mais produtiva, é melhor começar a considerar a tecnologia como um recurso valioso. Além de softwares incríveis que podem ajudar a automatizar inúmeros processos do dia a dia da empresa, ela ainda facilita algumas atividades importantes.
Desde a própria gestão do tempo até a administração das suas contas, os aplicativos para dispositivos móveis ou os próprios sistemas integrados de gestão são soluções importantes para o negócio. Com eles, o tempo que você leva para realizar algumas ações é significativamente reduzido.
Quais são as consequências da má administração do tempo?
Sabe aquela sensação ruim de que você vive “apagando incêndios” e nunca sobra uma brecha para fazer o que realmente produz bons resultados? É o que acontece quando o seu tempo está mal administrado.
A má administração do tempo causa acúmulo desnecessário de atividades, aumenta o estresse e a hostilidade no ambiente de trabalho, provoca estagnação da empresa no desenvolvimento de novas estratégias e, em alguns casos, afeta até a sua imagem.
Por isso é importante prestar sempre atenção à forma como você administra o seu tempo. Assim, todas as atividades podem ser realizadas, os contratempos podem ser resolvidos e novas estratégias podem ser implementadas.
Agora que você já sabe como a administração do tempo tem o poder de afetar a sua produtividade, que tal aprofundar ainda mais os seus conhecimentos? Leia o nosso post com 7 dicas para fazer o controle de inadimplência na sua empresa!
