Você vive lamentando que o dia é curto demais para tudo o que tem a fazer? Então está na hora de pensar numa forma de administrar melhor o seu tempo. E, assim, elevar a sua produtividade – seja ela pessoal ou empresarial.
Para começar, é importante considerar alguns princípios básicos:
- identidade – a empresa, ou o gestor, deve compreender como as equipes trabalham, conhecer as melhores formas de executar seus processos e entender o tempo necessário para a sua realização;
- metas – é necessário estabelecer metas claras para cada objetivo, com prazo estipulado e descrição dos recursos que serão utilizados;
- planejamento – conhecendo a forma como a equipe trabalha e as metas que ela deve atingir, deve-se planejar como serão desenvolvidas (pessoas encarregadas, o método utilizado, as ferramentas disponíveis);
- organização – importante para evitar correria e contratempos, a organização é essencial para a boa gestão de tempo, assim, busque deixar tudo bem organizado, especialmente documentos e espaços importantes para a realização das ações;
- execução – todas as etapas anteriores são importantes, mas é a execução que vai determinar o sucesso do objetivo planejado: é aqui que a empresa se torna ou não produtiva.
5 dicas para administrar melhor o seu tempo
A partir desses princípios, é preciso adotar alguns hábitos fundamentais. Para isso, listamos 5 dicas que podem ajudar você a administrar o seu tempo de maneira mais eficiente e otimizar a sua produtividade. Confira!
1. Priorize o que é importante
A capacidade de colocar o que é mais importante em primeiro lugar, com a habilidade de dizer “não” para tudo aquilo que pode esperar, é a primeira dica essencial.
É preciso ter em mente o que de fato é importante para o seu negócio. Ou seja, quais são as tarefas verdadeiramente necessárias para você alcançar os resultados desejados.
Mas atenção! Muitas vezes colocamos em nossa rotina atividades que não são necessariamente importantes, mas sim urgentes.
As tarefas urgentes são aquelas com limite de prazo bem próximo. No entanto, nem tudo o que é urgente irá, de fato, contribuir para a construção dos objetivos da empresa.
2. Crie ações de acordo com as suas metas
Uma rotina é feita de ações planejadas que devem estar pautadas nas metas da empresa. Isso significa que, para cada objetivo, você deve traçar um caminho a ser percorrido. Portanto, é necessário estabelecer ações realmente importantes, que vão contribuir para o alcance dos resultados.
Uma meta sem ações dificilmente sairá do papel. Então procure substituir tarefas que estão apenas tomando tempo da empresa por ações alinhadas com os seus objetivos.
3. Delegue o que pode ser delegado
Novamente: é preciso focar nas ações que são realmente importantes para o seu negócio. Portanto, não queira cuidar de tudo pessoalmente. Delegue algumas demandas para quem está capacitado a realizá-las.
Você ganhará uma sobra de tempo na agenda e sua equipe ficará mais motivada pela autonomia proporcionada a ela.
Além disso, há várias atividades que podem ser automatizadas ou terceirizadas. Isso garantirá a você mais tempo para se dedicar à atividade principal da empresa.
Veja algumas tarefas que tomam bastante tempo, mas que você pode simplesmente riscar da sua lista de preocupações:
- emissão de boletos;
- organização das contas a receber;
- cobrança de clientes inadimplentes;
- administração das contas a pagar.
Com a gestão de contas terceirizada, por exemplo, a produtividade do seu negócio melhora, você ganha tempo e tranquilidade, otimiza o fluxo de caixa e pode concentrar sua energia nas estratégias para fazer a sua empresa crescer.
4. Evite a procrastinação
O tempo é precioso e a procrastinação é terrível para a produtividade. Se você tem um intervalo para resolver pendências hoje, faça hoje!
Comprometer a agenda futura com obrigações que você já poderia ter resolvido é uma das formas mais rápidas de acabar com a sua produtividade.
Além de péssima para a administração do tempo, a procrastinação pode prejudicar a saúde e a qualidade de vida, já que resolver coisas de última hora quase sempre causa estresse e irritação.
5. Tenha a tecnologia como aliada
Se você quer tornar a sua empresa mais produtiva, é melhor começar a considerar a tecnologia como um recurso valioso.
Além de softwares incríveis, que podem ajudar a automatizar inúmeros processos do dia a dia da empresa, ela ainda facilita algumas atividades importantes.
Desde a própria gestão do tempo até a administração das suas contas, os aplicativos para dispositivos móveis ou os próprios sistemas integrados de gestão são soluções importantes para o negócio.
Com eles, o tempo que você leva para realizar algumas ações é significativamente reduzido.
Quais são as consequências da má administração do tempo?
Sabe aquela sensação ruim de que você vive “apagando incêndios” e nunca sobra uma brecha para fazer o que realmente produz bons resultados? É o que acontece quando o seu tempo está mal administrado.
A má administração do tempo causa acúmulo desnecessário de atividades, aumenta o estresse e a hostilidade no ambiente de trabalho, provoca estagnação da empresa no desenvolvimento de novas estratégias e, em alguns casos, afeta até a sua imagem.
Por isso é importante prestar sempre atenção à forma como você administra o seu tempo. Assim, todas as atividades podem ser realizadas, os contratempos podem ser resolvidos e novas estratégias podem ser implementadas.
Agora que você já sabe como a administração do tempo pode afetar a sua produtividade, que tal aprofundar um pouco mais os seus conhecimentos? Leia o nosso post com 7 dicas para fazer o controle de inadimplência na sua empresa!
