Aprenda como gerenciar os recebíveis de cartões de crédito

Quem trabalha com vendas por cartão de crédito sabe bem a dificuldade que é organizar esses valores nas finanças. Além da preocupação com taxas de cartões, a empresa ainda precisa administrar a inconstância dos recebimentos e uma série de outros fatores. Se esse for o seu caso, é esperado que você queira entender como gerenciar recebíveis de cartões de crédito.

Fique tranquilo! Preparamos um conteúdo incrível e completo para que você entenda se realmente vale a pena vender por cartão de crédito, por que é importante controlar esses recebíveis e como você pode registrá-los. Além disso, você poderá conferir dicas para otimizar o controle de recebíveis de cartões de crédito. Acompanhe!

Vale a pena vender por cartão de crédito?

Dificilmente você encontrará alguém que ainda esteja se questionando se vale mesmo a pena vender com cartão de crédito. O fato é que o comportamento do mercado praticamente obriga as empresas a utilizarem esse recurso e torna quase impossível fechar um número suficiente de vendas sem essa alternativa de pagamento.

No entanto, existem algumas análises possíveis para identificar se a opção do cartão é realmente vantajosa para o seu negócio. Para isso, o ideal é que você entenda o comportamento de consumo do seu público-alvo e saiba exatamente como ele costuma pagar suas compras.

A partir disso, é o momento de decidir entre aceitar ou não vender por cartão de crédito. Por isso, elencamos para você as principais vantagens e as desvantagens de trabalhar com esse recurso. Vamos conferir?

As vantagens

Uma das principais vantagens de aceitar o cartão de crédito é a possibilidade de proporcionar pagamentos parcelados sem a preocupação de que o cliente pode sumir e deixar de pagar pela compra. Nesse caso, quando comparados o crediário próprio e o cartão de crédito, este último é muito mais seguro, afinal, a operadora assume a responsabilidade em casos de inadimplência.

Além disso, em função da comodidade e até mesmo de segurança, muitas pessoas deixaram de sair com dinheiro e passaram a carregar apenas o cartão de crédito. Nesse contexto, você pode perder a chance de fechar uma venda caso não aceite esse meio de pagamento.

Mesmo aqueles clientes que andam com dinheiro na carteira podem se sentir mais confortáveis e satisfeitos podendo pagar suas contas com um prazo maior e condições diferenciadas. Em alguns casos, as próprias administradoras de cartões oferecem descontos pela antecipação das parcelas das compras, o que é vantajoso para o cliente.

Quem aceita o cartão de crédito como forma de pagamento tem uma chance muito maior de aproveitar as oportunidades de negócio que aparecem. Essa possibilidade reflete positivamente no volume de vendas e na satisfação dos clientes, além de contribuir para o faturamento da empresa.

As desvantagens

Como tudo na vida, essa solução também possui alguns inconvenientes. No entanto, você pode ficar atento a alguns aspectos para evitar problemas no dia a dia e tornar a autorização da venda no cartão um pouco mais fácil, minimizando as desvantagens.

Entre os principais contras de se optar pela venda com cartão de crédito é o custo de manutenção da máquina. Nesse caso, além de pagar pelo equipamento, é cobrada uma taxa mensal pelo seu funcionamento. Apesar de não ser um valor alto, é importante que ele seja orçamentado e conste na sua relação de contas a pagar.

Outro aspecto a ser observado é o prazo que leva para a empresa efetivamente receber o dinheiro. As compras realizadas à vista (no débito) entram na conta no próximo dia útil. Já as compras a prazo (no crédito) podem levar mais de 30 dias para entrar.

Dessa forma, é muito importante que a empresa tenha um bom capital de giro para arcar com suas despesas até lá ou procure outra solução, como a antecipação de recebíveis de cartões de crédito. Também é importante considerar que esse não é um custo que pode ser repassado para o consumidor; portanto, a empresa precisa ter condições de assumi-lo.

O importante, nesse caso, é entender quando realmente se torna benéfico adquirir uma máquina de cartões e operacionalizar essa opção para os seus clientes. Isso só vai ocorrer quando as vendas realizadas no cartão de crédito forem superiores ao valor do seu custo de aquisição e manutenção.

A análise

A verdade é que aceitar cartões de crédito pode valer ou não a pena dependendo de várias condições. A primeira delas, como já citamos, é conhecer o comportamento de consumo do seu público-alvo. Para isso, busque responder às seguintes perguntas:

• Meus clientes pagam em dinheiro ou costumam perguntar se eu aceito cartão de crédito?

• Eu já perdi oportunidades de venda por não aceitar essa forma de pagamento?

Se os seus clientes já perguntaram, várias vezes, se você aceita cartão de crédito ou se você já perdeu alguma venda por não aceitar, talvez seja um bom momento para adotar a máquina. No entanto, se os seus produtos não possuem um valor tão alto ou se o seu público-alvo parece satisfeito com as opções que você oferece, ele pode se tornar uma despesa inútil.

A aquisição de uma máquina de cartões incide em custos. Além disso, para disponibilizar pagamentos a débito e a crédito, existe uma taxa de manutenção que é cobrada. Para que você avalie se vale ou não a pena aderir a essa forma de pagamento, separamos os principais custos médios do mercado:

• custo inicial da máquina — as máquinas podem ser com ou sem fio, o que torna seu custo variável, mas, em geral, elas custam entre R$60,00 e R$130,00;

• taxa sobre as vendas — as taxas oscilam de acordo com o tipo de pagamento: 2,5% sobre compras no débito; 3,5% no crédito à vista; e 4,5% no crédito a prazo;

• aluguel mensal — esse custo varia de acordo com a utilização do aparelho e, muitas vezes, é negociável. Mesmo assim, o valor fica entre R$40,00 e R$130,00.

Com base nisso, resta calcular os gastos mensais totais e analisar se, com o preço do produto e os descontos eventualmente proporcionados aos clientes, a lucratividade não será comprometida. Os valores citados acima são uma estimativa; portanto, busque as informações reais diretamente com as empresas do ramo.

Uma dica importante é realizar uma pesquisa aprofundada sobre as bandeiras mais utilizadas. A partir disso, é possível negociar e conseguir taxas e tarifas especiais em alguns períodos ou ainda receber vantagens exclusivas. Isso contribui para uma melhor rentabilidade e também para a satisfação da empresa enquanto usuário das máquinas.

Por fim, avalie se os custos envolvidos são “pagos” pelos benefícios gerados ao aceitar pagamentos por meio de cartões de crédito. Reforçando o que já abordamos, os principais benefícios são:

• redução do risco de calote — seja em caso de atraso ou mesmo calote, com a máquina você garante o recebimento da venda;

• maior controle sobre o dinheiro — com uma data certa de recebimento e com a emissão de relatórios precisos fica mais fácil controlar o dinheiro das vendas;

• ampliação das vendas — o parcelamento no cartão de crédito estimula muitos clientes a efetuar uma compra e ainda facilita a venda pela internet;

• mais segurança — a própria redução do fluxo de dinheiro no caixa físico da empresa já é um fator de segurança e, além disso, a administração dos recursos de várias filiais também fica protegida contra desvios, por exemplo.

Por que é importante fazer um controle dos recebíveis de cartões de crédito?

Para que um negócio atinja o equilíbrio de suas finanças e o sucesso de seus objetivos, é necessário que todas as áreas da empresa apresentem resultados satisfatórios. Dessa forma, é preciso estar com as finanças em dia.

Isso significa que, quanto mais uma empresa vender, mais ela deve receber como faturamento — e esse faturamento deve dar conta de cobrir e superar as despesas. Porém, isso só vai ocorrer se ela tiver condições de controlar a entrada dos pagamentos efetuados por cartão de crédito.

Uma das formas de controlar os recebíveis de cartões de crédito é pela conciliação de cartões. Essa é uma ferramenta muito importante de controle financeiro para evitar divergências entre os valores vendidos e recebidos, verificar se a operação foi realizada corretamente e se a operadora efetuou o pagamento.

Devido à importância desse processo, é indispensável que o gestor financeiro utilize métodos, ferramentas e processos que tornem esse controle mais ágil, seguro e confiável. Dessa forma, a empresa poderá contar com valores precisos para realizar suas projeções e orçamentos.

De modo geral, o controle dos recebíveis de cartão de crédito garantem:

• conferência sobre as taxas e serviços contratados;

• realização devida do cancelamento de compras;

• controle de fraudes e perdas de valores;

• checagem da situação de antecipação de recebíveis de cartões de crédito;

• ganho de agilidade, tempo e dinheiro com os processos de verificação.

Entenda um pouco mais sobre essa prática no próximo tópico.

Conciliação de cartões

Como citado, a conciliação de cartões é um ótimo meio de controle dos recebíveis. Ela é um processo de verificação de todas as compras realizadas com cartão, se elas foram aprovadas pela administradora e se estão de acordo com as condições da operadora do cartão.

A conciliação envolve tanto a empresa quanto a operadora ou administradora do cartão e o banco no qual os valores são depositados. Logo, cada uma dessas entidades possui um papel no processo de checagem, que envolve:

1. conciliação de venda — são conferidas as informações do sistema comercial da empresa, analisando se existem divergências nos valores registrados, vendas canceladas ou vendas negadas pela operadora;

2. conciliação da administradora do cartão — são acompanhados os recebimentos dos valores e comparados os dados do extrato de venda da administradora com seus extratos de pagamento, além de checar divergências de datas, valores, taxas etc.;

3. conciliação bancária — são confrontadas todas as informações do extrato da administradora com o extrato da conta-corrente para atestar que os valores correspondentes foram depositados.

Todo esse processo garante que as entidades envolvidas tenham um maior controle financeiro sobre os recebíveis para que possam realizar o planejamento de suas finanças. Além disso, é uma forma de centralizar todas as informações em um único sistema, se for o caso, tornando a rotina financeira mais descomplicada.

A prática da conciliação ainda ajuda a reduzir os erros em relação aos valores e aumentar a produtividade do time de trabalho. Assim, a entrega se torna mais eficaz e confiável, já que a empresa saberá que foram conferidas todas as taxas, serviços e vendas.

Como fazer o registro dos recebíveis de cartão de crédito?

O registro dos recebíveis deve ser feito com base em algumas informações essenciais. Portanto, ao realizar o lançamento das vendas, tenha em mãos:

• a data em que a venda foi realizada;

• o valor da venda;

• a bandeira do cartão utilizado;

• o tipo de uso (débito, crédito, crédito de curto ou longo prazo);

• a quantidade de parcelas.

A partir disso, você precisará contar com uma boa ferramenta que gere alguns dados importantes de forma automatizada, tal como a taxa administrativa, o valor líquido recebido, o valor parcelado recebido e a data prevista da primeira parcela, por exemplo.

Dessa forma, você poderá organizar as previsões de todos os pagamentos em um único local, que deve ser propício para visualizar todas as entradas de forma prática e rápida. Assim, fica muito mais fácil comparar as contas a pagar com o valor total dos recebíveis de cartões de crédito e outras receitas, tendo uma ideia clara do fluxo de caixa da empresa.

Quais dicas podem otimizar seu controle de vendas com cartões de crédito?

Conciliar as vendas com cartões de crédito realmente não é uma tarefa simples, mas pode ser otimizada a partir de dicas fáceis de colocar em prática e que farão toda diferença no dia a dia da empresa. Quer saber como? Confira:

• controle das vendas reconhecidas pelas operadoras — é importante ter um único lugar em que os funcionários do contas a receber possam checar os dados das vendas com os extratos dos adquirentes; dessa forma, fica mais fácil conferir se as vendas foram reconhecidas pela operadora;

• confirmação dos pagamentos previstos e realizados — possuir uma boa ferramenta de conciliação automática é essencial; assim, é possível acompanhar o saldo pendente e ter uma ideia da liquidação real dos valores junto com relatórios de divergência emitidos, caso sejam necessárias outras providências;

• atendimento de diferentes bandeiras — trabalhar com as principais bandeiras nacionais e algumas regionais é algo que torna o controle de vendas ainda mais fácil; o grande diferencial é que não se faz necessário acessar o site de cada uma das operadoras, pois a empresa recebe os dados para consolidação de forma padronizada;

• acompanhamento dos cancelamentos e parcelamentos — também é importante conseguir visualizar a situação gerencial e operacional das informações conciliadas; dessa forma, é possível analisar cada venda cancelada e parcelada, melhorando o fluxo de caixa da empresa;

• software integrado com a gestão da empresa — procurar uma solução especializada pode auxiliar no momento de integrar as informações; nesse sentido, um sistema ERP de gestão integrada pode facilitar muito a conciliação e o controle das vendas.

Você sabe o que é a antecipação de recebíveis de cartão de crédito?

A antecipação de recebíveis é uma alternativa para quem busca meios de aumentar a sua liquidez em curto prazo. Desse modo, a empresa efetua uma operação de crédito em que ela tem direito a receber em curto prazo um dinheiro que receberia parcelado.

Essa é uma resolução relativamente simples que permite que a empresa consiga adiantar um dinheiro que é seu, sem assumir dívidas de longo prazo e altas taxas de juros. O bom é que essa operação não se limita aos cartões de crédito: também pode ser aplicada a cheques e duplicatas. De certo modo, é uma forma de estimular a diversificação de produtos financeiros.

Como funciona?

Essas operações geralmente ocorrem em bancos ou factorings. Grosso modo, a instituição financeira concede de forma “adiantada” um recurso financeiro que a empresa só receberia em 8 ou 10 meses, por exemplo. Para isso, a instituição financeira desconta uma taxa de juros pré-acordada mais o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF).

A partir disso, a factoring ou o banco assumem a responsabilidade pelo recebimento do título no prazo em que ele foi contratado. Assim, quando o cliente efetuar o pagamento, o valor vai para a empresa que antecipou o dinheiro.

Porém, para que tudo isso seja possível, a empresa responsável por antecipar os valores realizará uma análise criteriosa, tanto da sua empresa quanto do seu cliente. Se ambos possuírem uma boa adimplência, a factoring assume o negócio. Mesmo assim, se o seu cliente não pagar pela dívida, quem assume a responsabilidade é a sua empresa.

Quando solicitar?

Geralmente, a antecipação de recebíveis de cartões de crédito é uma boa opção quando a empresa necessita de capital de giro. Por isso, acaba se tornando uma alternativa interessante para quem vende com prazo maior do que aquele estabelecido na negociação com os fornecedores ou no pagamento de funcionários, por exemplo.

No entanto, é importante pesquisar entre as opções existentes para que as taxas de juros exercidas pelas instituições financeiras não consumam boa parte da lucratividade da sua empresa.

Quais são as vantagens?

Entre as principais vantagens da antecipação de recebíveis de cartão de crédito está o fato de você tomar posse de um valor que já é seu por direito, mas que demoraria um pouco mais para chegar até você. Dessa forma, você pode utilizar esse recurso para pagar fornecedores, dívidas importantes ou até mesmo para substituir um empréstimo na hora de realizar investimentos.

Além disso, a antecipação de recebíveis de cartões de crédito ajuda a empresa a facilitar o pagamento para o cliente. Essa é uma forma estratégica de atrair cada vez mais consumidores sem comprometer o caixa da empresa.

Outro aspecto muito positivo na antecipação é a facilidade com que a empresa consegue tornar líquidos os valores de suas vendas. Para antecipar basta:

• contratar o serviço;

• vender parcelado em até 12x;

• acompanhar as operações de vendas e valores a serem antecipados;

• escolher como receber os valores antecipados.

Quem realiza a antecipação?

Hoje, várias instituições financeiras já realizam a antecipação de recebíveis, especialmente os bancos, empresas adquirentes de serviços de cartão de crédito e empresas de factoring.

O factoring é um segmento específico que presta auxílio às empresas que precisam de liquidez para honrar seus compromissos financeiros. Essas empresas são responsáveis por fomentar as atividades comerciais por meio do adiantamento de suas receitas.

Por possuírem expertise na área, as empresas de factoring são as mais indicadas para quem busca antecipar seus recebíveis de cartão de crédito. Diferentemente dos bancos, elas conseguem oferecer benefícios exclusivos, como a transferência do risco de inadimplência, por exemplo.

Portanto, é muito importante considerar a hipótese de trabalhar com cartão de crédito. Especialmente se o perfil de clientes que você atende exige esse tipo de solução. No entanto, para que a sua empresa aproveite ao máximo essa alternativa e não coloque em risco as suas finanças, é preciso gerenciar de forma adequada as vendas feitas por meio dessa alternativa.

Como abordado, existem diversas vantagens e também desvantagens em utilizar o recurso do cartão de crédito. Ainda assim, oferecer essa forma de pagamento pode acarretar em ganhos importantes para a sua empresa.

Vale reforçar que o controle dos recebíveis é algo imprescindível para prezar pela segurança, lucratividade e organização das finanças da sua empresa. Seguindo as dicas descritas, será ainda mais fácil gerenciar as vendas por cartões e os recebíveis.

E, claro, você ainda conta com a possibilidade de antecipar os recebíveis de cartões de crédito, aumentando a liquidez de caixa da empresa. Além disso, você garante melhores condições de negociação com fornecedores e o pagamento em dia das contas operacionais.

Agora que você já conhece todas essas informações sobre vendas e recebíveis de cartão de crédito, gostaríamos de saber: você ficou com alguma dúvida? Caso tenha ficado, entre em contato conosco agora mesmo que responderemos as suas perguntas com o máximo de agilidade possível!