Você sabe quais são os custos envolvidos no dia a dia do seu negócio? Conhecer bem os custos da empresa é essencial para definir preços, descontos e margem de lucro dos seus produtos ou serviços.
Esse cálculo também é importante na hora de tomar decisões sobre investimentos em melhorias e expansão, por exemplo, ou de recorrer a uma solução financeira para aumentar o capital de giro – como a antecipação de recebíveis.
Por isso, com foco principalmente em que tem um pequeno negócio ou planeja se tornar um microempreendedor, preparamos um guia básico de 6 passos para conhecer melhor, entender e controlar os custos da empresa.
1º passo: conheça muito bem o seu negócio
O profundo conhecimento do seu negócio é importante para que você enxergue com clareza todos os custos envolvidos nas suas atividades. E, assim, tenha informações seguras para administrar e controlar todos os gastos gerados.
2º passo: entenda a estrutura de custos da empresa
Todo negócio tem dois custos: variáveis e fixos. E entendê-los faz toda a diferença para uma gestão eficiente.
Custos variáveis são os que envolvem o produto, mercadoria ou serviço que você entrega aos seus clientes. Eles variam de acordo com a quantidade de vendas.
Por exemplo: Quanto custou para produzir os cookies que você fez? Quanto você pagou no perfume que revendeu? Quanto tempo você gastou para executar o serviço que prestou?
Além dos custos com o produto e o serviço prestado, a taxa de cartão também é um custo variável, pois oscila conforme as vendas aumentam ou diminuem.
Já os custos fixos são aqueles que ocorrem pelo fato de a empresa existir. Ou seja: mesmo que você não venda nada durante um tempo, os custos fixos continuam existindo e precisam ser pagos.
Isso vale não apenas os valores que praticamente não se alteram de um mês para o outro, como aluguel e salários, por exemplo. Mas também para aqueles que podem sofrer algumas alterações, como as contas de água e energia elétrica, entre outros.
Em outras palavras, todos os gastos que não estão diretamente ligados ao produto ou serviço vendidos são custos fixos, independentemente de seus valores e de quantas vezes eles aparecem.
3º passo: anote todo e qualquer gasto
Só anotando tudo o que gasta, tudo mesmo, você terá condições de identificar se todos os gastos foram realmente necessários ou se alguns deles poderiam ter sido evitados. E, dessa forma, poderá melhorar o desempenho financeiro do seu negócio.
Crie o hábito de anotar todas as entradas e saídas de dinheiro, inclusive (e principalmente) as despesas pessoais realizadas com recursos da empresa.
Ao anotar, separe o que foi gasto com o produto (custos variáveis), com a existência do negócio (custos fixos) e com as retiradas que você faz para coisas pessoais.
E mantenha também um controle minucioso de todo o dinheiro que a empresa recebe.
4º passo: anote as entradas e saídas assim que elas ocorrem
O registro de tudo o que a sua empresa recebe e tudo o que ela gasta deve ser imediato. É imprescindível que essa tarefa faça parte da sua rotina diária à frente do negócio.
Às vezes, na correria do dia a dia, você pode achar que tudo bem deixar para depois. Mas isso não dá certo, você pode acabar esquecendo de alguns gastos. O correto é anotar na hora, ou ao menos no mesmo dia. E não importa o valor. Todos os centavos devem ser considerados.
Então estipule um horário para se dedicar a essa atividade e seja persistente. Com o tempo você verá como o controle cuidadoso das entradas e saídas ajuda a administrar o seu negócio adequadamente.
5º passo: escolha a melhor forma de fazer e organizar suas anotações
Há diversas formas de gerenciar as finanças do seu negócio, desde anotações em um simples caderno, uma planilha que você pode criar ou baixar um modelo pronto, até sistemas mais sofisticados.
O importante é escolher a forma que você considera mais prática para anotar, comparar e analisar as informações de receitas e despesas.
6º passo: examine, compare e avalie suas receitas e despesas
A partir do momento que você incorporou o hábito da anotação diária e já conta com dados precisos sobre tudo o que entra e o que sai da empresa, está na hora de avaliar as informações.
Examine com atenção e, de um mês para outro, compare as entradas e saídas de dinheiro, avaliando por que elas ocorreram.
Todos os gastos foram realmente necessários? Seria possível reduzir, cortar ou adiar algum? Está havendo desperdício? Os preços cobrados pelos produtos ou serviços são compatíveis com os custos do negócio? A estratégia de divulgação trouxe resultados? O investimento em um novo equipamento gerou economia e aumentou a produtividade? A empresa está lucrando de verdade?
Além de enxergar com clareza as respostas para essas e outras questões, e ter condições de se planejar melhor, você também poderá analisar, por exemplo, a conveniência de vender a prazo e antecipar os recebíveis dessas vendas – o que certamente contribuirá para vender mais, mantendo o equilíbrio do fluxo de caixa.
