O setor de cobrança é um dos mais sensíveis de uma empresa no que se refere ao relacionamento com seus clientes. A situação exige cautela por parte dos profissionais e compreensão de quem está sendo cobrado. Mas com uma equipe bem treinada e processos estruturados, é possível resolver a tarefa de forma simples e objetiva.
Por saber que não é tão fácil compor uma equipe preparada e capacitada para enfrentar o dia a dia do setor de cobrança, elaboramos este conteúdo. Você verá como montar um bom processo de cobrança na sua empresa e as melhores estratégias para otimizar as atividades do setor.
Como criar um setor de cobrança na empresa?
Para criar um setor de cobrança a empresa precisa investir no treinamento de uma equipe, no cadastro de clientes e na seleção de ferramentas para contato. É impossível fazer uma cobrança eficiente sem dar atenção a esses aspectos.
Para que você compreenda como funciona cada uma dessas etapas, confira a seguir as informações detalhadas.
Invista em treinamento para a equipe
A criação de um setor de cobrança inicia na escolha e composição da equipe de trabalho, que deverá ser adequada ao perfil das funções. A partir disso, é indispensável buscar por soluções de treinamento e capacitação que ajudem os profissionais a desenvolverem as melhores técnicas no atendimento ao cliente.
Além das habilidades básicas de comunicação, negociação e cordialidade, é preciso que sejam estimuladas características diferenciais. Quanto mais inovadoras forem as técnicas de abordagem da equipe, maior será o sucesso do setor.
Portanto, é preciso criar condições para que cada profissional tenha autonomia para chegar a negociações que beneficiem ambas as partes envolvidas. Uma equipe bem treinada é o primeiro passo para um setor de cobrança eficiente.
Mantenha um cadastro atualizado dos clientes
Conhecer a situação de inadimplência dos seus clientes é fundamental. Para isso, os dados cadastrais precisam estar atualizados, com o máximo de informações úteis possível. Além de evitar o desperdício de esforços, em caso de erro no momento da cobrança você também evitará o desconforto pelo inconveniente.
Claro que não é apenas para prevenir esse risco que serve o cadastro de clientes. Com um bom banco de dados, é possível se adiantar a algumas situações e prever comportamentos que indiquem uma inadimplência próxima, antes mesmo que ela ocorra. Com isso, você pode acompanhar a situação do cliente.
Outra solução gerada por um bom cadastro é o fornecimento de informações valiosas a respeito das alternativas mais atrativas para o seu cliente. Uma abordagem personalizada pode garantir atendimento diferenciado àqueles que estão inadimplentes por alguma eventualidade daqueles que são casos recorrentes e requerem um pouco mais de firmeza na negociação.
Selecione as ferramentas para contato
Não é possível negar que a tecnologia facilitou bastante a vida do setor de cobrança, não é verdade? Seja por e-mail, SMS ou mesmo pelo WhatsApp, fica muito prático acionar o cliente para o primeiro contato. Portanto, com o uso das ferramentas certas, você pode ajudar o cliente a evitar a inadimplência enviando uma mensagem e lembrando da data de vencimento.
Obviamente, o bom senso é fundamental nessa prática. Evite encher o cliente de mensagens de cobrança ou mesmo enviá-las com muita antecedência. O ideal é notificar as pessoas sempre um ou dois dias antes da data de vencimento.
Além disso, é importante apostar em novas formas de gerenciar as cobranças. Existem no mercado desde softwares robustos até aplicativos que tornam essa gestão muito mais fácil e simplificada, automatizando o envio de mensagens, por exemplo.
Como otimizar a rotina do setor de cobrança?
Você já viu que conhecer quem são os clientes que estão enfrentando dificuldades para pagar suas contas facilita no momento de fazer as melhores propostas. Além disso, uma equipe capacitada pode fazer uma grande diferença, tanto na abordagem ao cliente quanto na própria negociação.
Porém, existem outras práticas que podem facilitar bastante a rotina do setor de cobrança. Se você quer descobrir quais são elas, continue conosco!
Fique de olho na legislação
Uma forma de reduzir os riscos e otimizar os resultados com a cobrança de inadimplentes é atender integralmente à legislação. Existe uma lei, no Código de Defesa do Consumidor, que determina que as cobranças devem ser realizadas de maneira sutil, evitando constrangimentos para o cliente.
Também é importante observar o que foi acordado no contrato de prestação de serviços ou outro documento que exista sobre a transação. Isso evita equívocos no momento da cobrança e garante a segurança por parte da empresa e também do cliente.
Organize os débitos por categoria
A organização pode ser o segredo do sucesso para o setor de cobrança da sua empresa. Por isso, é importante que seja realizada uma classificação entre os débitos para saber quais devem ser pagos com cartão de crédito, cartão de débito, boletos, transferências, depósitos ou cheques.
Ao optar por um sistema de gestão ou mesmo por aplicativos de cobrança, toda essa organização acaba sendo bem mais fácil de realizar. Essas soluções permitem gerenciar desde o início, quando a compra é efetuada, até a sua finalização e pagamento.
Procure negociar as condições
A cobrança de uma dívida é a manifestação do interesse da empresa em receber por ela. Portanto, é importante ter em mente duas coisas:
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se o seu cliente não pagou a conta é porque algo o impediu de fazê-lo (valor muito alto, prazo, dificuldades financeiras);
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um débito parcialmente pago gera mais dinheiro do que um débito totalmente em aberto.
Por isso, esteja disposto a renegociar a dívida, a criar condições de pagamento, prazos diferenciados e até mesmo valores mais baixos. O problema só será resolvido no momento em que o atendente conseguir ouvir os motivos do cliente e criar soluções personalizadas para que ele pague o que deve.
Com quem contar para realizar as cobranças?
Existem algumas opções estratégicas, criadas para facilitar a gestão de contas da sua empresa. Terceirizar a atividade de cobrança também pode ser uma alternativa lucrativa e vantajosa, já que economiza recursos de tempo, mão de obra e energia que poderiam ser aplicados na atividade-fim do negócio.
Assim, é possível redirecionar todo esforço aplicado na cobrança de inadimplentes e canalizá-lo para as áreas gerenciais. Entre as soluções oferecidas no mercado estão a gestão e organização de recebíveis, a administração da lista de clientes em débito, a cobrança de clientes, a emissão de pagamentos e muito mais.
Portanto, você descobriu que para criar o setor de cobrança na sua empresa é preciso investir em uma equipe qualificada, contar com um cadastro atualizado de clientes e selecionar as melhores ferramentas para contato.
Além disso, estar de olho na legislação, organizar os débitos e negociar as condições de pagamento são práticas que podem otimizar a rotina do setor de cobranças. Por fim, para quem busca opções ainda mais práticas, é possível terceirizar a atividade.
Se você quer ir além do setor de cobrança e melhorar outros aspectos da sua empresa, não deixe de ler o nosso artigo Dívidas na pessoa jurídica: como evitar e como pagar caso ocorram!
